De schrijfstijl van een rijksdienst

Samen met designbureau KoeweidenPostma heeft FRNKLN een Handleiding geschreven voor de publicaties van de RCE. Centraal daarbij staat: eenheid in verscheidenheid. Enerzijds een eenduidig merkbeeld. Anderzijds ruimte voor verschillende uitingen voor uiteenlopende doelgroepen.

Eigen profiel

De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) is onderdeel van het ministerie van OCW. Als rijksdienst voert de RCE het overheidsbeleid uit, maar heeft tegelijk een eigen positie in het ‘erfgoedveld’. DE RCE is er niet alleen voor beleid, maar ook voor onderzoek, kennis en advies. Op het gebied van publicaties was er – na een fusie – nog geen duidelijke identiteit. Dit bleek onder meer uit een door FRNKLN uitgevoerde Quickscan van een aantal uitgaven.

Handleiding

Na een uitgebreide inventarisatie heeft KoeweidenPostma een nieuwe stijl voor de publicaties ontworpen. Om deze te implementeren en te borgen is besloten een Handleiding te maken. Daarbij kwam ook de vraag naar voren wat er op het gebied van de teksten moest gebeuren.

Academisch en ambtelijk

Bij de RCE werken veel wetenschappers en beleidsambtenaren. Het taalgebruik is dan ook vaak academisch of ambtelijk. Deze stijlen liepen in de praktijk echter door elkaar en sijpelden ook (te) veel door in publicaties die waren gericht op een breder publiek. De toegankelijkheid en leesbaarheid van deze publicaties was niet optimaal, waardoor het rendement ook achterbleef. De communicatiekracht kon verbeterd worden, maar hoe?

Het idee: de matrix

FRNKLN bedacht als oplossing: alle publicaties in vier groepen onderbrengen. Namelijk wetenschappelijke publicaties, adviespublicaties, publiekspublicaties en interne publicaties. Geen briljant idee op zich, maar wel doelmatig. Door deze rubricering kan elke type publicatie meer doelgroepgericht worden. Qua beeldtaal, maar ook qua tekst.

Matrix specifiek taal en tekst

Binnen de matrix voor de vier soorten publicaties zijn er richtlijnen en tips opgesteld voor de teksten. Bijvoorbeeld over het wel of niet tutoyeren van de lezer (alleen bij interne publicaties). Maar ook over de gemiddelde zinslengte, het gebruik van noten en het structureren van teksten. Zo kregen auteurs en redacteuren praktische handvatten om publicaties beter af te stemmen op een bepaalde doelgroep.

Succesvolle implementatie

De Handleiding is in nauwe samenwerking met de RCE tot stand gekomen. Dankzij aandacht voor interne gevoeligheden enerzijds en opbouwende feedback anderzijds ontstond al tijdens de productiefase steeds meer draagvlak. Een jaar na de introductie was al het merendeel van de publicaties in de nieuwe stijl tot stand gekomen.

e-Bibliotheek

Als extern adviseur/projectleider heeft Franklin Neuteboom een onderzoek laten doen naar het digitaliseren van publicaties. Daarna heeft hij als interim projectadviseur bij de RCE een online platform laten ontwikkelen voor digitale publicaties: een e-Bibliotheek.